Izrada programa za obrte nije samo tehnički zadatak, nego i razumijevanje načina na koji mali poduzetnici funkcioniraju u stvarnom poslovanju. Kada radimo programe za obrtnike, ne gledamo na njih kao na skupe enterprise sustave koji su rađeni za korporacije s desecima odjela, nego kao na rješenja koja trebaju biti praktična, jasna i lako prilagodljiva svakodnevnom radu. Obrtnik najčešće nema cijeli tim ljudi koji će unositi podatke ili voditi procedure – to radi sam ili uz pomoć nekoliko zaposlenika. Upravo zato program koji razvijamo mora biti dovoljno jednostavan da ne stvara dodatni posao, nego da ga olakša i ubrza.

Kroz godine iskustva vidjeli smo da obrti najčešće traže rješenja koja kombiniraju dvije ključne funkcionalnosti: CRM sustav i sustav za vođenje dnevnika servisa, vođenje klijenata i nekakvih servisnih flow-a, predavanje na učilištima, vođenje mail preplate, dnvenici rada ili taskova.

CRM pomaže u praćenju klijenata, dogovora, ponuda i naplate, dok servisni dnevnik omogućuje uredno vođenje svih radova, popravaka, narudžbi ili intervencija. To je posebno važno kod obrtnika koji rade s velikim brojem različitih klijenata i žele imati sve podatke na jednom mjestu, umjesto da ih traže po papirima ili bilježnicama.

Naša praksa pokazuje da izrada programa za obrte uvijek kreće od razgovora s vlasnikom. Nema dva ista obrta i nema dva ista načina rada. Jedan servis klima uređaja tražit će brzi unos podataka s mobitela jer tehničari rade na terenu, dok će stolarski obrt trebati funkciju evidencije materijala i obračun utrošenog vremena. Upravo tu dolazi do izražaja fleksibilnost našeg pristupa – razvijamo programe koji nisu gotovi paketi, već ih gradimo tako da prate logiku posla koji vi vodite.

CRM sustav i vođenje klijenata

CRM sustav kao digitalni poslovni sustav u obrtničkom poslovanju često zvuči kao nešto što koriste samo velike firme, ali realnost je drugačija. Čak i najmanji obrt može imati koristi od jasnog pregleda klijenata, povijesti komunikacije, ponuda i računa. Kada sve to postoji na jednom mjestu, lakše je održavati odnose i pratiti što je dogovoreno, bez nepotrebnog kopanja po e-mailovima ili rokovnicima.

Mi razvijamo CRM tako da bude prilagođen potrebama obrtnika. To znači da nije zatrpan funkcijama koje nikome nisu potrebne, nego ima upravo ono što pomaže u radu: evidenciju kontakata, povijest dogovora, status poslova, podsjetnike i osnovne izvještaje. Neki obrtnici traže i povezivanje CRM-a s fiskalnom blagajnom, dok drugima treba integracija s web stranicom kako bi upiti dolazili direktno u sustav. Fleksibilnost je tu ključna jer znamo da se obrt ne može uklopiti u unaprijed zadane kalupe.

Osim osnovnih funkcionalnosti, CRM može biti povezan sa servisnim dnevnikom. Primjerice, ako ste automehaničar i imate klijenta kojemu ste već radili servis, sustav vam može automatski izlistati povijest svih intervencija na tom vozilu. To znači da znate kada je posljednji put promijenjen remen, kada su rađene kočnice i koliko je kilometara bilo tada zabilježeno. Takve informacije u praksi znače brže odlučivanje i bolju komunikaciju s klijentom, jer ne ovisite samo o sjećanju ili bilješkama.

Sustav za vođenje servis dnevnika

Sustav za vođenje servis dnevnika posebno je koristan za obrte koji imaju stalne intervencije ili ponavljajuće poslove. To može biti strojarska radionica, vodoinstalaterski servis, električarski obrt ili bilo koja druga djelatnost u kojoj se mora voditi precizna evidencija odrađenih radova. Ako takve evidencije nema, vrlo lako dolazi do nesporazuma – klijent misli da je nešto uključeno u cijenu, a obrtnik tvrdi da nije.

Zato razvijamo servisne dnevnike koji bilježe svaki detalj. U sustavu se može upisati datum, opis intervencije, korišteni materijal, utrošeno vrijeme i naravno – cijena. Kada se podaci povežu s računovodstvom i CRM-om, dobije se kompletna slika poslovanja. Nema više izgubljenih papira ni nedovršenih evidencija.

Posebno pazimo na to da servisni dnevnik bude dostupan i na mobitelu. U praksi to znači da tehničar na terenu može odmah unijeti što je odradio, bez povratka u ured. Time se štedi vrijeme, a vlasnik obrta ima ažuran pregled svih aktivnosti u realnom vremenu. Ako imate više zaposlenih, svaki od njih može imati svoj profil, a vi kao vlasnik vidite tko je što radio i kada.

Za one obrtnike koji žele dodatnu sigurnost, sustav se može povezati i s oblakom. To znači da podaci nisu vezani samo za jedno računalo, nego su dostupni gdje god da se nalazite. Obrtnici često rade u pokretu i trebaju pristup informacijama s terena, pa je ova funkcionalnost u današnje vrijeme postala gotovo nužnost.

Još jedna prednost vođenja servis dnevnika kroz naš program je jednostavnost izvještavanja. Obrtnici često nemaju vremena za složene Excel tablice ili knjigovodstvene izračune. Zato omogućujemo generiranje jednostavnih izvještaja: koliko je bilo intervencija u određenom periodu, koji su poslovi najčešći, koji klijenti donose najviše posla i gdje odlazi najviše materijala. To nisu izvještaji zbog izvještaja, nego konkretne informacije koje pomažu donositi odluke.

Mi ne radimo programe da bi bili “lijepi” ili “moderni”, nego da bi radili posao koji vam stvarno treba. Iako zvuči jednostavno, prava vrijednost je u detaljima. Na primjer, ako se kod upisa intervencije može dodati i fotografija, tehničar odmah dokumentira stanje prije i poslije popravka. Ako se unese serijski broj uređaja, sustav ga pamti i kod sljedeće intervencije odmah daje sve podatke. Takve male stvari čine ogromnu razliku u radu i upravo to je ono na čemu inzistiramo kada razvijamo rješenja za obrte.

Marketing strategija za obrtnike

Osim tehničkog dijela, često savjetujemo obrtnike i u vezi marketing strategije. Naša iskustva pokazuju da mnogi obrti imaju kvalitetnu uslugu, ali nedovoljno jasnu komunikaciju prema klijentima. Program koji razvijemo može sadržavati alate za praćenje upita, integraciju s web stranicom i newsletter modul za kontaktiranje postojećih kupaca. To je osnova jedne ozbiljne marketing strategije – ne samo privlačenje novih klijenata, nego i održavanje odnosa s postojećima.

Primjerice, automehaničar može putem CRM-a slati podsjetnike o redovnim servisima, frizerski salon može nuditi akcije stalnim klijentima, a građevinski obrt može pratiti upite preko web forme i automatski ih raspoređivati po prioritetu. Takva strategija ne zahtijeva skupe kampanje, nego pametno korištenje podataka koje sustav već prikuplja. Na kraju dana, dobra marketing strategija za obrt znači znati gdje su vaši klijenti, što im treba i kako im to ponuditi na pravi način – a mi upravo zato povezujemo softver s poslovnom logikom i marketinškim ciljevima.

Call centar (VoIP) i taskovi

Kod nekih obrta komunikacija s klijentima ide puno dalje od običnog telefonskog poziva. Zato razvijamo integraciju programa s call centar (VoIP) sustavima. Na taj način svaki poziv može biti povezan s CRM-om – čim klijent nazove, na ekranu se otvara njegov dosje, povijest narudžbi i svi prethodni razgovori. Time se smanjuje gubljenje vremena i povećava profesionalnost jer odmah znate s kim pričate i što je dogovoreno zadnji put.

VoIP rješenja imaju još jednu prednost – pozivi se mogu evidentirati, snimati (ako je potrebno) i povezivati s radnim nalozima. Obrtnici koji imaju više zaposlenika tako mogu raspoređivati pozive prema slobodnim osobama, a vlasnik može pratiti koliko je upita stiglo, koliko ih je riješeno i gdje nastaju uska grla.

Uz VoIP integraciju dolazi i modul za taskove. Svaki upit ili dogovor može se pretvoriti u zadatak, s jasno definiranim rokom i odgovornom osobom. Ako je u pitanju majstor koji mora otići na teren, zadatak se dodjeljuje njemu i on odmah dobiva obavijest. Ako je potrebno poslati ponudu, task ide osobi zaduženoj za administraciju. Na taj način ništa ne ostaje samo “u razgovoru” – sve se zapisuje, prati i dovršava.

U praksi to znači da obrt može funkcionirati kao mali, ali efikasan tim. Nema izgubljenih papirića, nema zaboravljenih poziva ni nerealiziranih dogovora. Sustav sam podsjeća kada nešto kasni, a vlasnik u svakom trenutku zna u kojoj su fazi svi zadaci. To donosi red, ali i veću sigurnost klijentima jer vide da radite organizirano i profesionalno.

Povećajte i ubrzajte svoje poslovne prilike s našim jednostavnim i naprednim rješenjem.
Kontaktirajte nas danas!